Politiques dont votre organisme a besoin

Il y a plusieurs politiques communes importantes qu’un organisme devrait adopter.

Fraude

La fraude comprend l’utilisation illégale d’un bien ou de fonds, ou les mensonges à propos de renseignements financiers ou autres, dans le but de tromper ou de duper.

La fraude peut causer des problèmes graves à un organisme, y compris un manque de liquidités, des poursuites en justice, des frais juridiques et une perte de réputation. Elle pourrait affecter vos ressources financières et compromettre votre capacité de fournir des logements à vos locataires ou à vos membres.

Tout acte de fraude commis par une personne associée à la gestion d’un groupe est un acte criminel.

La meilleure façon de prévenir la fraude est d’établir des mesures de contrôle claires et rigoureuses qui font en sorte qu’il est plus difficile pour une personne ou un groupe de personnes de commettre un acte frauduleux sans que cela se sache.

Voici des exemples d’activités frauduleuses :

vol d’argent;
versement de pots-de-vin;
vol de loyers;
déclaration de fausses dépenses;
vol de biens.

Paiements en retard et expulsion

L’expulsion (ou l’exclusion dans le cas des coopératives) est un processus légal permettant aux fournisseurs de logements de demander une ordonnance pour mettre fin à un bail ou à une convention d’occupation.

Le non-paiement et les retards de paiement répétés (appelés « arriérés ») sont les raisons les plus courantes pour expulser un locataire ou exclure un membre d’une coopérative.

Les gestionnaires de logements sociaux doivent trouver le juste milieu entre la compassion à l’égard de la situation d’un résident et la viabilité de l’organisme de logement. Dans la plupart des cas, un conseil d’administration peut expulser un locataire ou exclure un membre d’une coopérative en raison d’un non-paiement ou de retards de paiement répétés et si lui ou un de ses invités fait quelque chose qu’il ne devrait pas faire ou ne fait pas quelque chose qu’il devrait faire.

Par exemple :

endommager la propriété;
prendre part à des activités illégales;
nuire à la sécurité d’autrui;
troubler la jouissance des autres résidents;
accueillir trop d’occupants dans le logement (« surpeuplement »);
falsifier son revenu;
porter atteinte aux intérêts et aux droits du fournisseur de logements ou du propriétaire.

Texte à l’écran : Titre – « Des fondations solides pour votre ensemble de logements : La gestion des arriérés »

(Visuel : décorations de maison)

Narration : Les droits d’occupation ou le loyer qui ne sont pas payés à la date où ils doivent l’être sont appelés arriérés. Selon le règlement de votre organisme, le conseil d’administration ou les membres auront la responsabilité d’adopter une telle ligne de conduite. La ligne de conduite doit être bien expliquée et appliquée rigoureusement. Il est essentiel d’avoir une attitude ferme, mais juste, pour la collecte des loyers.

(Visuel : Narratrice française)

Texte à l’écran : « Adopter une ligne de conduite », « Expliquée et appliquée »

Texte à l’écran : Titre – « Conseils pour éviter les arriérés »

Narration : Les gens doivent savoir que les arriérés feront l’objet de mesures immédiates et cohérentes. Lorsqu’une personne fait une demande de logement, faites une vérification auprès d’une agence d’évaluation du crédit ou d’anciens propriétaires. Si c’est possible, acceptez plusieurs modes de paiement, le paiement par débit Interac ou encore le transfert d’argent en ligne.

Texte à l’écran : « Immédiates et cohérentes »

Texte à l’écran : « Vérifications : évaluation du crédit, références d’anciens propriétaires »

Texte à l’écran : « Modes de paiement : débit Interac, transfert d’argent en ligne »

Narration : Il est important d’avoir des communications franches et de bien les documenter. Vous devez exiger qu’un paiement soit fait immédiatement. Assurez-vous de bien connaître les lois et règlements de la province en la matière et de les respecter au cours de vos démarches.

Texte à l’écran : « Lois et règlements de la province »

Texte à l’écran : Titre – « Calendrier de remboursement »

Narration : Idéalement, le paiement devrait être effectué immédiatement. Toutefois, dans certaines circonstances, vous pouvez accepter une entente de remboursement. La période de remboursement doit être de courte en parle ici d’a peu près trois mois maximum.

Texte à l’écran : « 3 mois maximum »

Narration : Lorsqu’un occupant ne peut pas ou ne veut pas payer les arriérés, la plupart des organismes prendront des mesures pour l’expulser et récupérer les sommes dues. Assurez-vous de bien consigner vos démarches dans le dossier et de respecter les consignes établies par le conseil d’administration et les lois et règlements provinciaux.

Texte à l’écran : « Consigner vos démarches », « Règlements provinciaux »

Texte à l’écran : Titre – « Future Housing Co-operative, St. John’s (Terre-Neuve) »

Ouverture : (Visuel : décorations de maison, paysage de Terre-Neuve, phare)

Terri Walsh : Nous avons à cœur le bien-être de chacun, mais nous devons également agir de façon responsable. Si nous ne gérons pas l’organisme correctement, nous n’aurons pas les logements.

(Visuel : Interview de Terri)

(Texte à l’écran : Terri Walsh, présidente)

(Visuel : Rouleau B – port, maisons)

Terri Walsh :
Nous nous concentrons sur la gestion financière, mais nous devons aussi mettre l’accent sur l'éducation, afin d'éviter les arriérés à tout prix.

(Visuel : Rouleau B – réunion du conseil d’administration)

Terri Walsh : Les gens comprennent dès le départ que les droits d'occupation doivent être payés en totalité, à temps, le premier de chaque mois.

(Visuel : Rouleau B – clôture, porte, voisins qui discutent)

Terri Walsh : Nous avons très peu de problèmes de non-paiement. Lorsque nous nous retrouvons dans une situation où cela devient plus critique, nous concluons un accord.

(Visuel : Interview de Terri)

Si la personne ne respecte pas l'accord, nous devons planifier une réunion avec le conseil d'administration.

Au final, nous devons avoir l'argent pour pouvoir rembourser le prêt hypothécaire.

Nous devons toujours suivre la situation de très près.

(Visuel : Rouleau B – réunion du conseil d’administration)

Terri Walsh : Grâce au paiement rapide des droits d’occupation, en totalité et à temps, nous pouvons continuer d’offrir des taux de loyer abordables et des logements de bonne qualité. Nous avons déjà été confrontés à des défis importants, mais nous avons toujours réussi à les surmonter.

(Visuel : Rouleau B – extérieur et intérieur d’une maison)

(Visuel : Interview de Terri)

(Texte à l’écran : Vous voulez en savoir plus? Visitez le SCHL.ca/logementabordable pour en savoir plus sur la gestion financière de votre organisme.)

(Logo de la SCHL à l’écran)

(Mot-symbole Canada)

(Icônes des médias sociaux)

(Fin de la musique)

Conflit d’intérêts

Une politique sur les conflits d’intérêts doit s’appliquer à tous ceux qui sont liés à la gestion d’un ensemble d’habitation, comme les membres du conseil d’administration, le personnel de bureau et d’entretien et les bénévoles.

Chacune de ces personnes est susceptible d’avoir accès à des renseignements ou à des pouvoirs qu’elle pourrait exploiter à des fins personnelles.

Une politique sur les conflits d’intérêts doit comprendre les éléments suivants :

les personnes au sein du groupe ne peuvent bénéficier d’avantages spéciaux du fait de leur position d’autorité;
les personnes ou employés associés à la gestion d’un ensemble d’habitation doivent éviter les situations où ils seraient susceptibles de profiter (ou de donner l’impression de profiter) de leur position;
toute personne doit, dès lors qu’elle constate un risque de conflit d’intérêts, faire part de la situation à son supérieur ou au conseil d’administration et prendre les mesures nécessaires pour s’extraire de cette situation.