Le souci d’avoir une bonne gouvernance d’entreprise est une valeur qui sous-tend les activités de la SCHL et qui est garante de son succès. D'ailleurs, le cadre de gouvernance du Régime et de la Caisse témoigne de cet engagement. En effet, un cadre solide permet au Régime de respecter ses obligations envers ses parties prenantes, de prendre des décisions efficaces, de gérer ses ressources avec prudence et efficience, et de communiquer régulièrement avec les participants. Les pratiques adoptées par la SCHL à l'appui de ces objectifs se répartissent en quatre volets : rôles et responsabilités, évaluation du rendement, communication et information, et code de conduite et gestion des risques.

Rôles et responsabilités

Les rôles et responsabilitiés constituent un élément important de tout cadre de gouvernance.  À la SCHL, les rôles et responsabilités clés de la gouvernance, de la gestion et de l’administration du Régime et de la Caisse de retraite sont approuvés par le Conseil d’administration, et ils sont revus et peaufinés au fil des ans en fonction des pratiques exemplaires.

Évaluation du rendement

À l’heure actuelle, des processus permettent de suivre et d’évaluer le rendement des placements de la Caisse (pour la Caisse dans son ensemble et par catégorie d’actifs) ainsi que le rendement des décideurs qui interviennent dans le processus de gouvernance. En outre, la gestion du risque lié au passif de la Caisse de retraite est prise en compte dans les stratégies de gestion des risques d’entreprise (GRE) de la SCHL. Des mécanismes permettent également de rester à l’affût des exigences du contexte législatif et des lignes de conduite, et de s’assurer qu’on s’y conforme.

Communication et information

La SCHL s’est dotée de nombreuses pratiques en matière de communication et d’information pour s’assurer que toutes les personnes qui interviennent dans la gouvernance du Régime de retraite et de la Caisse de retraite ont accès à des informations pertinentes, actuelles et exactes. Par exemple, le Conseil d’administration reçoit des rapports de la part de la présidente du Conseil des fiduciaires après chaque réunion des fiduciaires (ce qui comprend, une fois par année, un rapport en bonne et due forme sur le rendement de la Caisse et les mesures prises par les fiduciaires), les procès-verbaux des réunions des fiduciaires et le Rapport annuel du Régime de retraite. Des rapports sur les prestations et l’administration du Régime, ainsi que sur des questions touchant la conformité, sont présentés régulièrement aux organes directeurs, au besoin. Les fiduciaires et le Comité des placements tiennent des réunions régulièrement et abordent de nombreuses questions. De plus, ces groupes organisent des séances d’intégration à l’intention de leurs nouveaux membres. La SCHL communique avec les participants au Régime et les membres du Conseil des pensions,  comme il se doit, et elle offre des séances d’intégration aux nouveaux membres de ce conseil. En outre, le Rapport annuel du Régime de retraite fournit des explications sur la structure de gouvernance et de l’information sur les personnes-ressources.

Code de conduite et gestion des risques

La SCHL a instauré un code de conduite complet et bien documenté, qui comprend un code des valeurs et d’éthique ainsi qu’une politique sur les conflits d’intérêt. Les fiduciaires ont aussi adopté ce code de conduite. Par conséquent, les fiduciaires, les membres du Comité des placements, les employés de la Division des placements et de la Caisse de retraite ainsi que les personnes intervenant dans l’administration de la Caisse de retraite sont tenus de signer le code de conduite de la SCHL et de s’y conformer. Afin de suivre les pratiques exemplaires en matière de gestion des risques, le Conseil d’administration de la SCHL a établi des politiques de gestion des risques d’entreprise, dont un des volets s’applique spécifiquement à la Caisse de retraite. Des mécanismes de contrôle interne visant le Régime de retraite et la Caisse de retraite sont en place et font souvent l’objet d’examens. Les contrôles internes sont renforcés par des mécanismes de surveillance et de divulgation additionnels pour les questions liées à la conformité, mis en œuvre par le Bureau de la conformité de la SCHL.

La structure de gouvernance du Régime et de la Caisse de retraite de la SCHL comprend six éléments constituants : le Conseil d’administration, le Conseil des fiduciaires de la Caisse, le Comité des placements, la Division des placements et de la Caisse de retraite, le Comité de gestion de la SCHL ainsi que le Secteur des ressources humaines (Groupe des pensions et des avantages sociaux).

Le Conseil d'administration, qui a créé la Caisse de retraite, est chargé d’approuver la mission, la philosophie de placement et les politiques de gestion des risques d’entreprise de la Caisse, y compris la stratégie de répartition de l’actif. Il examine le rendement de la Caisse de retraite tous les ans. Il examine et approuve également les rapports d’évaluation actuarielle en vue du dépôt auprès des autorités de réglementation, la cotisation que la SCHL verse à la Caisse conformément au Règlement du Régime de retraite, les modifications éventuelles du Règlement, ainsi que le Rapport annuel du Régime de retraite. Il a l’appui d’un Comité des ressources humaines, créé pour veiller à la mise en application des politiques et des stratégies de la SCHL en matière de ressources humaines. De plus, le Conseil d’administration a délégué aux fiduciaires les responsabilités associées à la gestion et l’administration courantes de la Caisse.

Les fiduciaires déterminent les stratégies et les objectifs de placement en tenant compte des politiques de gestion des risques d’entreprise établies par le Conseil d’administration et examinent périodiquement la stratégie de répartition de l’actif. S’il convient de modifier la politique de répartition de l’actif, les fiduciaires en font la recommandation au Conseil d’administration. En outre, ils établissent les normes de rendement pour mesurer les progrès accomplis par rapport aux objectifs et approuvent la nomination des gestionnaires des placements externes.

Le Comité des placements de la Caisse de retraite aide les fiduciaires à gérer les placements de la Caisse de retraite. Il se réunit au moins 6 fois par année pour examiner le rendement de la Caisse, les scénarios économiques courants et les projections, ainsi que leur incidence sur le portefeuille de placements. Il recommande des politiques et des stratégies de placement aux fiduciaires, et détermine si la mise en place se fait efficacement. Le comité compte parmi ses membres 2 spécialistes en placement externes et indépendants.

La Division des placements et de la Caisse de retraite de la SCHL élabore et recommande des politiques et stratégies de placement précises à l’intention du Comité des placements de la Caisse de retraite, des fiduciaires ou du Conseil d’administration, selon le cas. Les gestionnaires de placements dirigent les opérations courantes touchant les diverses catégories d’actif de la Caisse. Ces opérations, qui sont toutes effectuées conformément aux politiques approuvées, comprennent l’achat et la vente de placements ainsi que l’évaluation des gestionnaires de placements externes.

Le Groupe de la gestion de la Caisse de retraite, qui fait partie de la Division des placements et de la Caisse de retraite, assume les fonctions de trésorerie, de comptabilité, de présentation de l’information financière, de mesure du rendement des placements et d’assurance de la conformité. De plus, il assure la coordination des activités liées à la vérification et des activités actuarielles qui sont nécessaires pour soutenir les activités de la Caisse et se conformer à la loi.

La présidente et première dirigeante de la SCHL recommande pour approbation au Conseil d’administration, généralement sur les conseils du Comité de gestion, des changements aux prestations de retraite ou à la conception du Régime de retraite, ainsi que des changements connexes au Règlement du Régime de retraite, les résultats des évaluations actuarielles ainsi que le niveau de cotisation de l’employeur et le taux de cotisation des employés à la Caisse de retraite. Il recommande aussi des changements à la structure de gouvernance aux fins d’approbation par le Conseil d’administration, sur les conseils du Comité de gestion, s’il y a lieu.

Le Secteur des ressources humaines de la SCHL administre les prestations de retraite conformément au Règlement du Régime de retraite et recommande au Comité de gestion de la SCHL les modifications à apporter aux prestations et au Règlement. De plus, il communique de l’information sur le Régime de retraite aux participants et tient à jour les dossiers de ceux-ci.

Autres rôles et responsabilités liés au Régime et à la Caisse de retraite

Deux autres éléments constituants, le Comité de coordination du Régime de retraite et le Conseil des pensions, jouent un rôle de soutien important dans la structure de gouvernance du Régime.

Le Comité de coordination du Régime de retraite sert de tribune pour les échanges d’idées et la collaboration entre les employés de la Caisse de retraite, des Ressources humaines et des Services juridiques sur les questions d’intérêt commun qui ont trait aux pensions, notamment le Rapport annuel du Régime, la communication avec les participants au Régime et la gouvernance du Régime.

Le Conseil des pensions est composé de participants au Régime – employés et retraités – qui ont été élus par leurs pairs. Ses fonctions consistent, d’une part, à faire connaître et à expliquer le Régime aux participants et, d’autre part, à examiner chaque année les aspects financiers, actuariels et administratifs du Régime. Trois membres du Conseil des pensions, soit 2 employés et un retraité, sont élus à des postes de fiduciaire. De même, un membre du Conseil des pensions est nommé par la présidente au Comité des placements de la Caisse de retraite.

Beaucoup d’autres personnes à la SCHL jouent aussi un rôle de conseil ou de soutien.

Les rôles et responsabilités clés associés à la structure de gouvernance du Régime de retraite et de la Caisse ont été regroupés, pour fins de consultation, dans le résumé du document intitulé Rôles et responsabilités clés concernant la gouvernance du Régime de retraite de la SCHL. Si ce résumé présente des divergences avec la convention de fiducie ou d’autres documents relatifs à la gouvernance approuvés par le Conseil d’administration ou par les fiduciaires de la Caisse de retraite, ces derniers ont préséance.