Assurez-vous d’établir un calendrier réaliste pour toutes ces étapes.

Consignez par écrit chacune des sections du processus, que ce soit sous forme d’un rapport présenté au conseil d’administration par la direction ou d’un point à l’ordre du jour d’une réunion du conseil. Soyez clair et transparent à l’égard du processus, afin que votre organisme puisse réexaminer la manière dont les décisions ont été prises.

Avant d’entamer le processus, vous devrez choisir le type d’appel d’offres qui convient le mieux à votre tâche.

Il y a quatre différents types d’appels d’offres :

1. Appels d’offres ouverts

  • Ils sont annoncés publiquement.
  • Tout fournisseur peut soumettre une offre.
  • Tous les renseignements exigés doivent être présentés.
  • Chaque offre est évaluée au moyen des critères de sélection énoncés.

2. Appels d’offres sélectifs

  • Ils ne sont ouverts qu’à certains fournisseurs, par exemple :
    • ceux qui sont choisis à partir d’un appel d’offres antérieur;
    • un groupe d’entreprises avec lesquelles votre organisme a déjà travaillé.

3. Appels d’offres à plusieurs étapes

  • Ils sont utilisés lorsqu’il y a un grand nombre de répondants.
  • Des fournisseurs sont éliminés à chacune des étapes du processus.

4. Appels d’offres sur invitation

  • Certains fournisseurs sont joints directement pour être invités à soumettre une offre.
  • Ils sont généralement utilisés pour des travaux spécialisés, dans des situations d’urgence ou pour des options de faible valeur, à faible risque et disponibles sur le marché.

En quoi consiste un dossier d’appel d’offres?

L’équité et, dans certains cas, la loi exigent que les mêmes renseignements soient fournis à tous les proposants sous la forme d’un dossier d’appel d’offres.

Ce dossier, qui est préparé à l’avance, doit contenir tous les renseignements dont un entrepreneur a besoin pour préparer sa soumission.

Quels éléments doivent être confirmés avant l’élaboration du dossier d’appel d’offres?

  • Les plans et les spécifications, notamment les plans de situation ou les plans des installations mécaniques, électriques et architecturales, sont prêts pour distribution.
  • Les exigences du permis de construire.
  • La disponibilité dans la région de travailleurs qualifiés ou non.
  • Les quantités, la qualité et les prix du matériel disponible localement.
  • La disponibilité au niveau local d’équipement adéquat à des coûts de location concurrentiels.

Un appel d’offres peut-il être annulé?

Vous pouvez annuler un appel d’offres en tout temps, notamment après avoir examiné les soumissions, si vous décidez de ne pas octroyer un contrat.

La plupart des dossiers d’appel d’offres mentionnent que l’organisme n’est pas nécessairement tenu d’accepter les soumissions. L’organisme se protège ainsi s’il décide de ne pas aller de l’avant avec l’octroi d’un contrat.

Tous les entrepreneurs qui ont présenté des soumissions doivent être informés que l’appel d’offres a été annulé et que leur garantie de soumission leur sera retournée (si celle-ci était une exigence de soumission).

Date de publication : 31 mars 2018