Processus de décisions des coopératives d’habitation

Les coopératives d’habitation sont des organisations démocratiques. Les membres prennent les décisions concernant le budget annuel, les règlements et les politiques. Ils élisent un conseil d'administration pour s'occuper des détails de la gestion.

Les administrateurs de la coopérative d’habitation sont élus

Les règlements de la coopérative précisent quand et comment les administrateurs sont élus. La loi sur les coopératives prévoit qui peut être élu administrateur et la procédure d'élection du conseil. Il est donc important de connaître les exigences de la loi en vigueur dans votre province ou territoire.

L’élection des administrateurs a habituellement lieu à l'assemblée générale annuelle de la coopérative. Les administrateurs sont élus pour une période déterminée, ou « mandat ».

Souvent, les mandats sont décalés pour éviter d’avoir à réélire tous les administrateurs en même temps. Par exemple, on peut accorder une combinaison de mandats d’un an et de deux ans à la première élection. Ainsi, il y aura toujours des administrateurs en fonction qui connaîtront les problèmes et les projets en cours.

Les administrateurs doivent rendre des comptes aux membres

Tous les administrateurs doivent connaître et appliquer les règlements de la coopérative. Ils doivent assister à l’assemblée générale annuelle et fournir un rapport financier durant cette assemblée.

Le conseil d’administration s’occupe des préoccupations des membres, du non-paiement du droit d’occupation et des projets spéciaux. Il surveille le budget annuel et s’assure qu’il y a un fonds de réserve pour l’entretien et les réparations.

Le fonds de réserve doit être investi conformément aux règlements et à la loi sur les coopératives. Si un accord de financement est passé avec le gouvernement, l’argent investi doit aussi respecter cet accord. Les membres peuvent demander une étude spéciale pour déterminer combien d’argent devrait être mis de côté.

Les grandes coopératives d’habitation engagent souvent des employés pour s’occuper des activités quotidiennes. Ces employés relèvent habituellement du conseil d’administration.

Si les membres de la coopérative ne sont pas satisfaits du rendement du conseil, ils peuvent convoquer une assemblée extraordinaire. Un ou plusieurs administrateurs peuvent alors être exclus du conseil.

Les assemblées doivent respecter des directives

Les coopératives d’habitation doivent tenir une assemblée générale annuelle pour discuter des politiques, du budget et d’autres questions importantes. Des assemblées générales peuvent être convoquées pour que les membres discutent de questions touchant la coopérative et prennent des décisions. Des assemblées extraordinaires peuvent être tenues pour discuter du rendement du conseil. Elles peuvent aussi avoir lieu pour entendre l’appel d’un membre qui est expulsé.

Les règlements de la coopérative décrivent comment convoquer une assemblée. Ils indiquent également le délai de préavis nécessaire. Les règles particulières peuvent varier en fonction de la loi sur les coopératives de chaque province ou territoire.

Les règlements doivent établir le quorum, c'est-à-dire le pourcentage des membres qui doivent être présents pour que l'assemblée se poursuive. Le quorum est souvent de 50 % des membres plus un. Un pourcentage plus haut peut être exigé pour les assemblées extraordinaires ou quand les règlements sont modifiés.

La coopérative doit tenir des registres exacts

Il ne faut pas sous-estimer l’importance de tenir des registres exacts. Les administrateurs doivent s’assurer que leurs assemblées et leurs décisions sont toujours bien gardées par écrit. Il est essentiel de tenir un registre des changements aux règlements. Des directives sur l’établissement et la conservation des registres doivent être adoptées lorsque la coopérative est créée.

Si les membres ne gardent pas leurs décisions par écrit ou ne tiennent pas les règlements à jour, cela pourrait entraîner plus tard un désaccord sur ce qui a été décidé. Des difficultés juridiques graves pourraient en découler si la coopérative doit appliquer un règlement contesté.