Responsabilités du conseil d'administration

En tant qu’administrateur au conseil, vous êtes tenu d’agir dans l’intérêt véritable de votre organisme.

Tous les membres du conseil d’administration ont les responsabilités suivantes :

• assister et participer activement à toutes les réunions du conseil d’administration, ce qui comprend de s’y préparer en lisant la documentation et les ordres du jour;
• lire les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration pour rester au courant des discussions et des décisions, surtout lorsqu’ils n’ont pu y assister;
• se tenir au courant des mesures législatives provinciales pertinentes ainsi que des politiques et des règlements administratifs de leur organisme et éviter toute situation de conflit d’intérêts;
• surveiller et superviser les activités;
• évaluer le rendement de l’organisme, du conseil d’administration et du personnel;
• poser des questions pour mieux comprendre ou pour obtenir plus de renseignements.

Les administrateurs siégeant au comité de direction auront des responsabilités supplémentaires. Voici certaines des responsabilités des différents rôles :

Président

• Assurer la coordination générale des activités de l’organisme.
• Veiller au respect des politiques, des ententes, des règles et des statuts.
• Représenter l’organisme lors d’événements publics.
• Convoquer les réunions du conseil d’administration.
• Préparer avec le secrétaire l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration.
• Présider toutes les réunions du conseil d’administration.
• Signer les documents contraignants au nom de l’organisme, comme les contrats.

Vice-président

• Agir comme président en l’absence de celui-ci.
• Au besoin, siéger à un comité et servir d’agent de liaison avec le conseil d’administration.

Secrétaire

• Veiller à ce que les avis de convocation aux réunions soient envoyés en temps voulu.
• S’assurer de la présence aux réunions du conseil d’administration du nombre minimum d’administrateurs pour que les délibérations soient valides. 
• Consulter le président pour la préparation de l’ordre du jour.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions, les distribuer aux résidents et les classer lorsqu’ils ont été adoptés.
• Agir à titre de gardien du sceau de l’organisme.
• Présenter au gouvernement les rapports demandés.
• Communiquer avec les résidents et les membres de la collectivité dans son ensemble, selon les directives du conseil d’administration.

Trésorier

• Veiller à ce que le budget de fonctionnement annuel soit préparé pour l’exercice suivant.
• Conseiller les membres du conseil d’administration et les résidents sur les incidences de toute transaction financière éventuelle.
• S’assurer que tous les fonds sont reçus et déposés dans les comptes appropriés.
• Veiller à la tenue de dossiers financiers exacts.
• Surveiller et gérer régulièrement les finances pour assurer le respect des exigences et la réduction au minimum des cas de fraude ou d’utilisation illégale des fonds. 
• Veiller à la préparation, à la fin de l’exercice, des états financiers annuels audités qui seront présentés au conseil d’administration.

Même si le gestionnaire du logement ne fait pas partie du conseil d’administration (le titulaire du poste pourrait être un employé, un entrepreneur tiers ou un bénévole), tous les membres du conseil d’administration doivent bien comprendre ses domaines de responsabilité.