Gouvernance du Régime et de la Caisse de retraite

Le souci d’avoir une bonne gouvernance d’entreprise est une valeur qui sous-tend les activités de la SCHL et qui est garante de son succès. En effet, un cadre solide permet au Régime de respecter ses obligations, de prendre des décisions efficaces, de gérer ses ressources avec prudence et efficience, et communiquer régulièrement avec les participants. Les pratiques adoptées par la SCHL à l’appui de ces objectifs se répartissent en 4 volets : rôles et responsabilités, évaluation du rendement, communication et information, et code de conduite et gestion des risques.

Rôles et responsabilités

Les rôles et responsabilités constituent un élément important de tout cadre de gouvernance. À la SCHL, les rôles et responsabilités clés de la gouvernance, de la gestion et de l’administration du Régime et de la Caisse de retraite sont approuvés par le Conseil d’administration, et ils sont revus et peaufinés au fil des ans en fonction des pratiques exemplaires.

Évaluation du rendement

À l’heure actuelle, des processus permettent de suivre et d’évaluer le rendement des placements de la Caisse (pour la Caisse dans son ensemble et par catégorie d’actifs) ainsi que le rendement des décideurs qui interviennent dans le processus de gouvernance. En outre, la gestion du risque lié au passif de la Caisse de retraite est prise en compte dans les stratégies de gestion des risques d’entreprise (GRE) de la SCHL. Des mécanismes permettent également de rester à l’affût des exigences du contexte législatif et des lignes de conduite, et de s’assurer qu’on s’y conforme.

Communication et information

La SCHL a établi des pratiques pour s’assurer que les personnes qui participent à la gouvernance du Régime de retraite (le Régime) et de la Caisse de retraite (la Caisse) ont accès à des renseignements pertinents, exacts et à jour. Par exemple, le Conseil d’administration de la SCHL reçoit les rapports de la part de la présidente du Conseil des fiduciaires de la Caisse de retraite après chaque réunion des fiduciaires (ce qui comprend, une fois par année, un rapport en bonne et due forme sur le rendement de la Caisse de retraite et les mesures prises par les fiduciaires), les procès-verbaux des réunions des fiduciaires et le Rapport annuel du Régime de retraite. Les fiduciaires et le Comité des placements tiennent des réunions régulièrement et abordent de nombreuses questions. De plus, ces groupes organisent des séances d’intégration à l’intention de leurs nouveaux membres. La SCHL communique avec les participants au Régime et les membres du Conseil des pensions, comme il se doit, et elle offre des séances d’intégration aux nouveaux membres de ce conseil. En outre, le Rapport annuel du Régime de retraite fournit des explications sur la structure de gouvernance et de l’information sur les personnes-ressources.

Code de conduite et gestion des risques

La SCHL a instauré un code de conduite complet et bien documenté, qui comprend un code des valeurs et d’éthique ainsi qu’une politique sur les conflits d’intérêt. Les fiduciaires, le Comité des placements, le personnel des Placements et de la Caisse de retraite ainsi que les personnes intervenant dans l’administration de la Caisse sont tenus de se conformer au Code de conduite de la SCHL. Afin de suivre les pratiques exemplaires en matière de gestion des risques, le Conseil d’administration a établi des politiques de gestion des risques d’entreprise, dont un des volets s’applique spécifiquement à la Caisse de retraite. Des mécanismes de contrôle interne visant le Régime et la Caisse sont en place et font périodiquement l’objet d’examens. Les contrôles internes sont renforcés par des mécanismes de surveillance et de divulgation additionnels pour les questions liées à la conformité, mis en œuvre par le Centre d’excellence en contrôles financiers.

La structure de gouvernance du Régime et de la Caisse de retraite de la SCHL comprend 6 éléments constituants : le Conseil d’administration, les fiduciaires de la Caisse, le Comité des placements de la Caisse de retraite, le personnel de la Caisse de retraite, le Comité de la haute direction de la SCHL et le Secteur des ressources humaines (Rémunération globale).

Le Conseil d’administration de la SCHL, qui a créé la Caisse de retraite, est chargé d’approuver la mission, la philosophie de placement et les politiques de gestion des risques de la Caisse de retraite, y compris la répartition stratégique de l’actif. Le Conseil examine le rendement de la Caisse tous les trimestres. Il examine et approuve également les rapports d’évaluation actuarielle en vue du dépôt auprès des autorités de réglementation, les cotisations que les employés et l’employeur versent à la Caisse, conformément au Règlement du Régime de retraite, les modifications éventuelles du Règlement, ainsi que le Rapport annuel du Régime de retraite. Il a l’appui d’un Comité des ressources humaines, créé pour veiller à la mise en application des politiques et des stratégies de la SCHL en matière de ressources humaines. De plus, le Conseil d’administration a délégué aux fiduciaires les responsabilités associées à la gestion et l’administration courantes de la Caisse.

Les fiduciaires de la Caisse de retraite déterminent les politiques et les objectifs de placement en tenant compte des politiques de gestion des risques établies par le Conseil d’administration et examinent périodiquement la répartition stratégique de l’actif. S’il convient de modifier cette dernière, les fiduciaires en font la recommandation au Conseil d’administration. En outre, ils établissent les normes de rendement pour mesurer les progrès accomplis par rapport aux objectifs de la Caisse.

Le Comité des placements de la Caisse de retraite aide les fiduciaires à gérer les placements de la Caisse. Il se réunit au moins 5 fois par année pour examiner le rendement de la Caisse, les scénarios économiques courants et les projections, ainsi que leur incidence sur les portefeuilles de placements. Il recommande des politiques et des stratégies de placement aux fiduciaires, et détermine si la mise en place se fait efficacement. Le Comité des placements approuve la nomination de gestionnaires de placements externes dans les limites des pouvoirs approuvés par les fiduciaires. Le comité compte parmi ses membres des spécialistes en placement externes et indépendants, un membre du Conseil des pensions, ainsi que des agents et des employés de la SCHL.

Le personnel des Placements et de la Caisse de retraite de la SCHL élabore et recommande des politiques et des stratégies de placement précises au Comité des placements de la Caisse de retraite, aux fiduciaires ou au Conseil d’administration, selon le cas. Les gestionnaires de placements dirigent les activités courantes des diverses catégories d’actifs de la Caisse. Ces activités, qui sont toutes effectuées conformément aux politiques approuvées, comprennent l’achat et la vente de placements ainsi que la nomination, la révocation et l’évaluation des gestionnaires de placements externes.

Les fonctions de gestion de la Caisse de retraite sont assurées par les groupes suivants du Secteur des finances : Rapports financiers, Opérations comptables, Centre d’excellence en contrôles financiers et Analyse quantitative et rapports. Ils sont responsables des activités suivantes : gestion de la trésorerie, comptabilité, rapports financiers, mesure du rendement des placements et assurance de la conformité. Ils voient également à la coordination des activités d’audit et d’actuariat nécessaires pour appuyer le fonctionnement du Régime et de la Caisse et répondre aux exigences législatives.

La présidente et première dirigeante de la SCHL recommande pour approbation au Conseil d’administration, généralement sur les conseils du Comité de la haute direction de la SCHL, des changements aux prestations de retraite ou à la conception du Régime de retraite et des modifications connexes apportées au Règlement du Régime de retraite, les résultats des évaluations actuarielles ainsi que les niveaux de cotisations de l’employeur et des employés à la Caisse de retraite. Elle recommande aussi des changements à la structure de gouvernance aux fins d’approbation par le Conseil d’administration, sur les conseils du Comité de la haute direction de la SCHL, s’il y a lieu.

Le Secteur des ressources humaines surveille et supervise les activités et les fonctions des fournisseurs de services d’administration du Régime de retraite. Les Ressources humaines recommandent au Comité de la haute direction de la SCHL les changements au Règlement du Régime de retraite de la SCHL. De plus, elles créent et tiennent à jour des communications sur les pensions destinées aux membres du Régime, gèrent et coordonnent tous les aspects du Conseil des pensions et font rapport des réunions du Conseil des pensions aux fiduciaires.

Autres rôles et responsabilités liés au Régime et à la Caisse de retraite

Le Conseil des pensions est composé de participants au Régime – employés et retraités – qui ont été élus par leurs pairs. Ses fonctions consistent, d’une part, à faire connaître et comprendre le Régime aux participants et, d’autre part, à obtenir de l'information sur les aspects financiers, actuariels et administratifs tous les ans. Le Conseil des pensions élit comme fiduciaires 3 de ses membres, soit 2 membres du personnel et 1 personne à la retraite. De plus, un autre membre est nommé au Comité des placements de la Caisse de retraite par la présidente des fiduciaires.

Beaucoup d’autres personnes à la SCHL jouent aussi un rôle de conseil ou de soutien.

Situation financière et activités de la SCHL au cours des années précédentes.

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